Arkevia : comment s’inscrire, se connecter et récupérer vos documents RH en toute sécurité

Arkevia (ou MyArkevia) est un coffre-fort numérique RH permettant de stocker et consulter vos bulletins de paie électroniques et autres documents RH de manière sécurisée pendant 50 ans. Cette solution, développée par Cegedim, centralise l’ensemble de vos fiches de paie et certificats professionnels, accessibles 24h/24 via un espace personnel protégé.

Que vous souhaitiez activer votre compte pour la première fois, vous connecter à votre espace ou récupérer un accès perdu, ce guide détaille les trois parcours essentiels :

• Première inscription : activation avec matricule et code secret
• Connexion quotidienne : accès à vos bulletins de paie et documents
• Récupération d’accès : procédures mot de passe ou identifiant oublié
• Gestion après départ : conservation et accès post-employeur
• Conformité RGPD : sécurité et durée de conservation garantie

Qu’est-ce qu’Arkevia et MyArkevia : quelle différence ?

Arkevia et MyArkevia désignent le même service de coffre-fort numérique RH. Le terme “MyArkevia” correspond simplement à l’interface utilisateur personnelle (votre espace “Mon Arkevia”), tandis qu’Arkevia représente la plateforme globale éditée par Cegedim. Dans la pratique, votre employeur peut utiliser l’une ou l’autre dénomination, mais il s’agit toujours du même système d’archivage électronique de documents RH.

Cette solution s’appuie sur la technologie Cegedim Web Authentication pour garantir la sécurité de vos données personnelles et professionnelles. Tous vos bulletins de paie électroniques, attestations employeur, certificats de travail et autres documents RH sont stockés dans un environnement conforme au RGPD, avec une conservation légale de 50 ans.

Première inscription sur Arkevia : activer votre coffre-fort numérique

L’activation de votre compte Arkevia s’effectue lors de votre première connexion, généralement après réception d’un email ou d’une notification de votre service RH indiquant que vos documents sont disponibles. Cette étape unique conditionne tous vos futurs accès.

Repérer le bouton “JE M’INSCRIS” sur la page d’accueil

Rendez-vous sur la page de connexion Arkevia communiquée par votre employeur (généralement via un lien dans l’email d’invitation). Sur cette page, vous trouverez deux options distinctes : un espace de connexion pour les utilisateurs déjà inscrits, et un bouton bien visible “JE M’INSCRIS” destiné aux nouveaux utilisateurs. Cliquez sur ce bouton pour lancer la procédure d’activation.

Ne tentez pas de vous connecter directement si vous n’avez jamais activé votre compte : le système ne reconnaîtra ni votre matricule ni votre code secret tant que l’inscription initiale n’est pas finalisée.

Rassembler matricule et code secret avant de commencer

Pour créer votre accès MyArkevia, deux informations obligatoires vous ont été transmises par votre employeur ou votre service RH :

Le matricule : il s’agit de votre identifiant employé, généralement composé de chiffres (parfois précédé de lettres selon votre entreprise). Ce matricule figure habituellement sur vos fiches de paie papier ou dans l’email d’invitation Arkevia.

Le code secret : code temporaire à usage unique, fourni séparément du matricule pour des raisons de sécurité. Ce code peut vous être envoyé par email, SMS, courrier postal ou remis en main propre. Il est strictement personnel et ne doit jamais être partagé.

Si vous ne retrouvez ni l’un ni l’autre, contactez immédiatement votre service des ressources humaines : sans ces deux éléments, l’inscription est impossible.

Créer votre mot de passe personnel et sécuriser votre espace

Une fois matricule et code secret saisis, le système vous invite à créer votre mot de passe personnel. Choisissez un mot de passe robuste respectant les critères de sécurité imposés : longueur minimale (souvent 8 caractères), mélange de majuscules, minuscules, chiffres et caractères spéciaux.

Conservez précieusement ce mot de passe : il remplace définitivement le code secret temporaire et devient votre clé d’accès unique à votre coffre-fort numérique RH. Notez-le dans un gestionnaire de mots de passe sécurisé ou dans un endroit personnel auquel vous seul avez accès.

Après validation, votre compte est actif. Vous pouvez désormais accéder à l’ensemble de vos documents RH et bulletins de paie électroniques stockés par votre employeur. Pensez à vérifier votre adresse email enregistrée : elle servira pour toute récupération d’accès future.

Se connecter à MyArkevia : accéder à vos fiches de paie et documents

Une fois votre première inscription réalisée, l’accès à votre espace MyArkevia se fait simplement via la page de connexion standard. Contrairement à l’activation initiale, vous n’utiliserez plus jamais le code secret, remplacé par votre mot de passe personnel.

Quels identifiants saisir pour se connecter

Pour vous connecter à Arkevia, deux champs vous sont demandés :

Identifiant : saisissez votre matricule employé (celui utilisé lors de la première inscription). Certaines entreprises peuvent également autoriser la connexion via l’adresse email enregistrée dans le système. Vérifiez auprès de votre RH quel format est accepté.

Mot de passe : entrez le mot de passe personnel que vous avez créé lors de l’activation de votre compte. Ce mot de passe n’est jamais communiqué à votre employeur et reste strictement confidentiel.

Après validation, vous accédez à votre tableau de bord personnel listant tous vos documents disponibles : fiches de paie mensuelles, attestations fiscales, certificats de travail, soldes de tout compte, etc.

Erreurs fréquentes qui bloquent la connexion

Plusieurs erreurs courantes empêchent l’accès à MyArkevia :

Confusion matricule/code secret : beaucoup d’utilisateurs tentent de saisir le code secret initial à la place du mot de passe personnel. Rappel : le code secret n’est valable qu’une seule fois, lors de l’inscription. Ensuite, seul le mot de passe créé est accepté.

Majuscules/minuscules : les identifiants et mots de passe sont sensibles à la casse. Vérifiez que le verrouillage majuscule de votre clavier n’est pas activé par erreur.

Espaces parasites : lors du copier-coller d’un matricule ou mot de passe, des espaces invisibles peuvent se glisser avant ou après les caractères. Saisissez manuellement vos identifiants pour éviter ce problème.

Compte non activé : si vous n’avez jamais cliqué sur “JE M’INSCRIS” et finalisé la création de votre mot de passe, votre compte n’existe pas encore dans le système. Retournez sur la page d’inscription pour activer votre accès.

Navigateur ou cache obsolète : certains navigateurs anciens ou encombrés de cookies corrompus peuvent perturber la connexion. Testez avec un navigateur différent ou en navigation privée.

Mot de passe ou identifiant oublié : récupérer l’accès à votre coffre-fort Arkevia

Perdre ses identifiants de connexion est une situation fréquente, surtout si vous ne consultez vos bulletins de paie qu’occasionnellement. Arkevia propose une procédure officielle de récupération entièrement automatisée, basée sur l’adresse email que vous avez enregistrée lors de votre inscription.

Utiliser la page officielle de réinitialisation

Sur la page de connexion MyArkevia, repérez le lien “Mot de passe oublié” ou “Identifiant oublié” (selon votre problème). Cliquez dessus pour accéder au formulaire de récupération sécurisé.

Le système vous demandera de saisir l’adresse email utilisée lors de votre inscription. Cette adresse est la clé de voûte de la récupération : si vous avez changé d’email professionnel ou personnel depuis l’activation initiale sans mettre à jour votre profil Arkevia, la récupération automatique échouera.

Après validation, un email contenant un lien de réinitialisation est envoyé à l’adresse indiquée. Ce lien est temporaire (valide généralement 24 à 48 heures) et à usage unique. Cliquez dessus pour définir un nouveau mot de passe ou récupérer votre identifiant selon votre demande.

Vérifier les spams et la validité du lien de récupération

L’email de réinitialisation peut mettre quelques minutes à arriver. Si aucun message n’apparaît dans votre boîte de réception après 10 minutes, vérifiez impérativement votre dossier spam, courrier indésirable ou promotions. Les filtres anti-spam bloquent parfois les emails automatisés d’Arkevia.

Attention : le lien de réinitialisation expire après un certain délai. Si vous cliquez sur un lien reçu il y a plusieurs jours, le système affichera un message d’erreur et vous devrez relancer une nouvelle demande de récupération.

Si malgré plusieurs tentatives aucun email n’arrive (même dans les spams), deux scénarios sont possibles : soit l’adresse email saisie ne correspond pas à celle enregistrée dans Arkevia, soit votre adresse email professionnelle a été désactivée après votre départ de l’entreprise.

Que faire si l’email d’inscription n’est plus accessible

Si vous avez quitté votre employeur et que votre adresse email professionnelle a été supprimée, ou si vous n’avez plus accès à l’adresse personnelle utilisée lors de l’inscription, la récupération automatique est impossible. Dans ce cas :

Contactez le service RH de votre ancien employeur (si vous êtes encore en bons termes) : certains gestionnaires peuvent modifier l’adresse email associée à votre compte Arkevia pour permettre la récupération.

Contactez le support technique Arkevia : expliquez votre situation et fournissez des éléments d’identification (matricule, nom, prénom, dates d’emploi). Le support pourra vérifier votre identité et mettre à jour manuellement votre adresse email de contact.

Conservez vos justificatifs : préparez une copie de contrat de travail, dernière fiche de paie ou tout document prouvant votre lien avec l’employeur référencé dans Arkevia. Ces justificatifs accélèrent le traitement de votre demande.

N’attendez pas d’avoir un besoin urgent (crédit immobilier, déclaration fiscale) pour régulariser votre accès : anticipez cette démarche dès votre départ de l’entreprise.

Accès aux bulletins de paie après le départ de votre employeur

L’un des principaux avantages d’Arkevia réside dans la conservation longue durée de vos documents RH, bien au-delà de votre période d’emploi. Contrairement aux archives papier que vous devez gérer vous-même, le coffre-fort numérique garantit un accès permanent à vos fiches de paie et certificats.

Conservation garantie 50 ans : pourquoi et comment

La législation impose aux salariés de conserver leurs bulletins de paie jusqu’à la liquidation de leur retraite, voire au-delà pour certains justificatifs. Arkevia assure une conservation sécurisée de 50 ans pour tous vos documents RH, conformément aux obligations légales et au RGPD.

Cette durée couvre largement l’ensemble de votre carrière professionnelle, depuis votre premier emploi jusqu’à votre retraite et même après. Même si votre employeur cesse son activité ou change de système de gestion, vos documents restent accessibles dans votre espace personnel Arkevia.

Vous conservez donc un accès permanent à vos fiches de paie, attestations employeur et autres documents professionnels, indépendamment de votre situation actuelle. Cet accès est particulièrement utile pour constituer un dossier de retraite, justifier de périodes d’emploi, obtenir un prêt bancaire ou répondre à un contrôle administratif.

Que se passe-t-il si vous changez d’employeur

Lorsque vous changez d’entreprise, votre coffre-fort Arkevia lié à l’employeur précédent reste actif et accessible avec les mêmes identifiants. Les documents déposés par cet employeur demeurent consultables indéfiniment (dans la limite des 50 ans de conservation).

Si votre nouvel employeur utilise également Arkevia pour la dématérialisation des bulletins de paie, deux cas de figure existent :

Compte Arkevia unifié : certaines configurations permettent de regrouper tous vos documents, quelle que soit l’entreprise, dans un seul et même espace MyArkevia. Vous disposez alors d’une vision consolidée de toute votre carrière.

Comptes séparés : d’autres configurations créent des espaces distincts par employeur. Vous devrez alors conserver les identifiants de connexion spécifiques à chaque entreprise pour accéder à l’historique correspondant.

Dans tous les cas, aucun document n’est supprimé lors d’un changement d’employeur. Votre historique de fiches de paie reste intact et consultable.

Questions fréquentes sur Arkevia et MyArkevia

Mon employeur peut-il consulter mon coffre-fort Arkevia ?

Non. Votre espace MyArkevia est strictement personnel et protégé par votre mot de passe. L’employeur dépose vos documents RH dans le système, mais ne peut jamais accéder à votre coffre-fort, ni consulter vos documents, ni connaître votre mot de passe. Cette confidentialité est garantie par le RGPD et l’architecture technique du système.

Puis-je télécharger mes bulletins de paie électroniques pour les archiver ailleurs ?

Oui, absolument. Chaque document disponible dans votre espace MyArkevia peut être téléchargé au format PDF sur votre ordinateur, smartphone ou tablette. Vous pouvez ainsi constituer une archive personnelle complémentaire, même si la conservation Arkevia reste la référence légale pendant 50 ans.

Que faire si mon employeur n’a pas encore déposé mes fiches de paie récentes ?

Le dépôt des documents RH dans Arkevia dépend du calendrier de traitement de votre service paie. Généralement, les bulletins de paie électroniques sont disponibles le jour de versement du salaire, mais des décalages de quelques jours peuvent survenir. Contactez votre service RH si un retard inhabituel persiste au-delà d’une semaine.

Arkevia est-il gratuit pour les salariés ?

Oui, l’accès à votre coffre-fort numérique Arkevia est entièrement gratuit. C’est votre employeur qui souscrit au service et prend en charge les coûts d’archivage. Vous n’avez aucun frais à régler pour consulter, télécharger ou conserver vos documents RH pendant 50 ans.

Puis-je utiliser Arkevia sur mon smartphone ou tablette ?

Oui, la plateforme MyArkevia est accessible depuis n’importe quel navigateur web, que ce soit sur ordinateur, smartphone ou tablette. Aucune application mobile dédiée n’est nécessaire : connectez-vous simplement via le navigateur de votre appareil en utilisant vos identifiants habituels.

Sécuriser durablement votre accès aux documents RH avec Arkevia

Arkevia constitue une solution de référence pour la gestion dématérialisée de vos bulletins de paie et documents RH, offrant sécurité, pérennité et conformité RGPD. L’activation initiale via le bouton “JE M’INSCRIS”, avec matricule et code secret, reste la seule étape technique potentiellement délicate : une fois votre mot de passe personnel créé, l’accès devient simple et permanent.

Pour éviter toute difficulté future, notez précieusement vos identifiants de connexion, conservez l’adresse email associée à votre compte accessible, et mettez-la à jour dans votre profil Arkevia en cas de changement. En cas de perte d’accès, la procédure de récupération par email reste la plus rapide, mais nécessite que cette adresse soit à jour.

Même après votre départ d’une entreprise, vos documents demeurent consultables pendant 50 ans grâce à la conservation garantie par Cegedim. Cette pérennité fait d’Arkevia bien plus qu’un simple espace de consultation : c’est un véritable coffre-fort numérique professionnel accompagnant l’intégralité de votre carrière, de votre premier emploi jusqu’à votre retraite.